In alle bedrijven is het voeren van een goed en duidelijk debiteurenbeleid belangrijk. Bij kleine ondernemingen en eenmanszaken zijn de risico’s echter iets groter. Zij zijn vaak afhankelijk van bepaalde opdrachtgevers of klanten en een onbetaalde factuur kan bij hen de cashflow in gevaar brengen. Het voeren van een goed debiteurenbeleid is dus van groot belang.
Verschillende stappen
In ons vorige blog kwam al de eerste stap binnen het debiteurenbeleid naar voren, namelijk het zorgen voor een duidelijke en schriftelijke opdrachtbevestiging. De volgende twee stappen zijn het volgen van het betaalgedrag en eventueel een ingebrekestelling.
Betaalgedrag
De tweede stap binnen een goed debiteurenbeleid is het volgen van de betalingen van al uw debiteuren. Het is verstandig om hiervoor een vast moment in te plannen, bijvoorbeeld een vaste ochtend in de week. Op die manier zorgt u ervoor dat het altijd relatief weinig werk is en dat u snel ziet wanneer een debiteur te laat is met de betaling. Is de betalingstermijn overschreden, stuur dan meteen een schriftelijke herinnering. Volgt hierop geen actie, pleeg dan een vriendelijk telefoontje met uw klant en spreek hierin af dat de factuur binnen twee weken voldaan wordt.
Ingebrekestelling
Helpen een eerste herinnering, een telefoontje en een tweede schriftelijke herinnering niet? Dan is het helaas toch zover gekomen dat u moet overgaan tot een schriftelijke ingebrekestelling die u aangetekend verstuurd. Daarmee geeft u de klant nog twee dagen de kans om via een spoedoverboeking de factuur te voldoen. Kondig ook meteen aan dat als er niet betaald wordt, u de factuur door zult moeten sturen naar een incassobureau. De extra kosten hiervan zijn uiteraard voor de klant.
Debiteurenbeleid
Volgt u de volgende stappen, dan volgt u een goed debiteurenbeleid. Aarzel ook zeker niet om over te gaan tot het inschakelen van een incassobureau als er geen andere optie meer is. Op die manier wordt duidelijk dat u uw zaken en uw debiteurenbeleid serieus neemt.
Related Posts